Zelfsturing
Onze verhouding met regels is er sinds de tijden van Adam en Eva niet op vooruit gegaan. Zij hoefden zich slechts aan één regel te houden, geen vruchten plukken van de boom van goed en kwaad. Die ene regel was voor hen al een probleem. Sindsdien staat onze verhouding met regels bol van ambivalentie. Enerzijds zien we regels als een houvast en panacee voor allerhande veiligheidsproblemen, maar anderzijds zuchten we onder het juk van zoveel voorschriften. In dit stuk wil ik ingaan op de duistere kanten van de regel en wat ons kan helpen om de last van regels te beperken
Regel
Een regel is een gedragsvoorschrift bedoeld om gedrag in goede banen te leiden. Zo kunnen we veilig werken zonder de finesses van de taak te kennen. Dankzij regels hopen we dat ook de minst competente medewerker zijn taak toch veilig kan uitvoeren. In de ogen van de ervaren uitvoerder hebben regels vaak een simplistisch en tijdsconsumerend imago. Naleving kost meer tijd en energie dan strikt nodig is en onder externe druk stellen we de regel daarom ter discussie.
Verantwoordelijkheid
Het uitvaardigen van een regel heeft consequenties voor de verantwoordelijkheid van gedrag. Degene die een regel uitvaardigt, wordt tevens verantwoordelijk voor de naleving van die regel. Als je jouw kind een regel oplegt, bijvoorbeeld op een bepaalde tijd thuis zijn, dan heeft zo’n regel alleen zin als je reageert in het geval dat de regel niet nageleefd wordt. Wordt een overtreding (oogluikend) toegestaan, dan verliest de regel onmiddellijk zijn waarde. Een regel krijgt pas betekenis bij de gratie van het afdwingen van naleving. Het invoeren van een regel impliceert het verschuiven van de verantwoordelijkheid van de medewerker naar de leidinggevende.
Aanname 1: inzicht leidt tot gedrag
Bij het werken met regels worden diverse aannames gemaakt die niet corresponderen met de werkelijkheid. De eerste is dat kennis leidt tot gedrag. Als het gedrag niet conform de regel is, dan wordt vaak het kennisniveau als niet onvoldoende gezien (“ze begrijpen het nog niet”) en lijkt een uitleg het meest probate middel. Recente neuropsychologische inzichten ondersteunen deze aanname niet. Voor een nieuw gedrag nieuw, waarvoor we nog geen gedragspatronen hebben, kan een nieuwe regel inderdaad een houvast zijn. Zodra het echter om bestaand gedrag gaat, spelen onbewuste motieven en reeds geautomatiseerde patronen een dominante rol. Een inzicht is hieraan ondergeschikt. Regels hebben weinig impact op bestaand gedrag.
Aanname 2: afwijken is een bewuste actie
Een tweede aanname is dat afwijken van een regel altijd een bewuste en daarmee gewilde overtreding is. In die aanname staat de rol van de menselijke wil als bepaler van gedrag centraal. Hersenonderzoek toont aan dat wat wij de wil noemen, niet de oorzaak, maar eerder het gevolg is van ketens van onbewuste breinprocessen. Het onbewuste zet de mens aan tot actie, terwijl de mens meent zelf op een bewuste manier die actie te hebben opgeroepen. De mens dicht zich overmatig veel bewuste zelfsturing toe en onderschat structureel de impact van zijn instincten en van de omgeving op zijn gedrag.
Aanname 3: iedere medewerker kent de regels
We produceren al 50 jaar in een fors tempo regels. Vele organisaties zijn al lang voorbij het punt dat er nog een medewerker is die alle regels van zijn eigen vakgebied kent. De Nederlandse grondwet begint met de stelling dat elke Nederlander de wet dient te kennen. Dit noemt men de “juridische fictie” omdat niemand hiertoe in staat is. Analoog aan dit begrip zouden we kunnen stellen dat organisaties leiden aan “regelfictie”, de onterechte aanname dat iedere medewerker alle regels kent. Toch blijven we keer op keer nieuwe regels maken. Zo leidt bijvoorbeeld elk incidentonderzoek tot aanscherping of vernieuwing van regels. Het lijkt wel of we niet meer weten hoe we ook op een andere manier onze veiligheid kunnen waarborgen.
Regels vervreemden
Gedrag is een zacht thema en een regel is een harde manier om dat te reguleren. Een LMRA kan gezien worden als een zacht instrument omdat het de gevoeligheid voor risico’s beoogt te versterken. Door medewerkers te verplichten een kaartje in te vullen alvorens te kunnen starten met het werk, verwordt de LMRA tot een hard instrument. Zo ontstaan gedragspatronen die haaks staan op de intentie van het instrument. Mensen gaan bijvoorbeeld vooraf al het kaartje invullen, zodat ze snel aan de slag kunnen. De moraal van het verhaal: regels kunnen averechts werken doordat ze de mens vervreemden van de oorspronkelijke intentie van de regel.
Het onverwachte
Regels geven een antwoord op het hanteren van te verwachten risico’s. Nu zijn onveilige situaties vaak het gevolg van een onverwachte samenloop van omstandigheden. Op zo’n moment is het zelfstandig oordeelsvermogen van de uitvoerder van cruciaal belang. Die moet flexibel kunnen inspelen op dreigende gevaren. We noemen dat resilience. Het oordeelsvermogen dat hiervoor nodig is, ontwikkelt zich als een medewerker in vrijheid kan experimenteren. Bewegingsvrijheid is derhalve een goede voorbereiding op onverwachte risico’s.
Zelfsturing
De vraag dient zich dan aan wat nodig is alvorens we kunnen vertrouwen op de zelfsturing van onszelf en anderen. De geschiedenis leert ons dat we een goed veiligheidssysteem geërfd hebben van onze voorouders. Zonder dat systeem waren we er nu niet. Het systeem is echter geprogrammeerd voor de gevaren van 10.000 jaar geleden en moet dus eerst een update krijgen voor de gevaren van deze tijd. Dankzij een goed inwerkprogramma leren we de belangrijkste risico’s te herkennen. Bovendien moeten we leren wat te doen als zich zo’n risico voordoet. Training kan helpen een gedragsrepertoire te ontwikkelen dat helpt om gevaren te neutraliseren. Als we eenmaal voldoende risicoherkenning bezitten en vaardigheden om met afwijkingen om te gaan, hebben we een stuk minder regels nodig.
Zelfoverschatting
Zijn we er dan? Helaas moeten we dan nog afrekenen met onze zelfoverschatting. Ook die hoort bij de erfenissen uit het verre verleden. Mensen zijn effectiever als ze meer durven, maar maken daarbij ook meer fouten. Omdat de gevaren van deze tijd zo veel groter zijn, moeten we ook voorzichtiger zijn. Het grootste probleem in deze is dat ons zelfbeeld meestal niet klopt. Minstens 80% van alle mensen vindt zich behoren bij de 50% veiligste chauffeurs op de weg. Bijna iedereen vindt zichzelf een betere chauffeur. Daarom moeten we eigenlijk altijd een extra marge, een veiligheidsbuffer inbouwen, ook al denken we dat we die niet nodig hebben.
Paradijs op aarde
Regels hebben onze veiligheid op een veel hoger plan gebracht, maar we zijn erin doorgeschoten. Ze beginnen zich daarom tegen ons te keren. Het past in een vrijzinnige Nederlandse cultuur om zelf meer aan het roer van ons leven te staan. Daarvoor moeten we ons wel wapenen met een goede risicodetectie en een gedragsrepertoire dat gevaren kan pareren. Als we dan ook nog onze overmoed in toom kunnen houden, kunnen we zelfstandig en van binnen uit een veilige koers varen. Dan benutten we de kennis van goed en kwaad op de manier zoals ze ooit bedoeld was.
Juni Daalmans
Maart 2015
